Az iroda két fő csoportra oszlik: az Adócsoport és az Iratkezelési Csoport. Az Adócsoport foglalkozik a különböző adónemek – például iparűzési adó, idegenforgalmi adó, gépjárműadó, telekadó, építményadó – kezelésével. Ők tartják nyilván a befizetéseket, feldolgozzák a bevallásokat, kiszámítják az adóelőírásokat és nyomon követik a befizetéseket. Szükség esetén felszólításokat küldenek, behajtási eljárásokat indítanak, vagy kapcsolatot tartanak a NAV-val. Az ő munkájuk biztosítja, hogy a város költségvetése stabil bevételekkel rendelkezzen.
Az iroda munkatársai nemcsak adminisztratív feladatokat látnak el, hanem az állampolgárok és a vállalkozások számára is fontos szerepet töltenek be: tájékoztatást adnak az adófizetési kötelezettségekről, segítenek a bevallások kitöltésében, és eligazítást nyújtanak az aktuális határidőkről. Az iroda munkája tehát közvetlenül hozzájárul ahhoz, hogy a város lakói és vállalkozásai pontosan és jogszerűen teljesíteni tudják adókötelezettségeiket.
Az Iratkezelési Csoport gondoskodik arról, hogy a hivatalhoz beérkező és onnan kimenő dokumentumok szabályosan legyenek iktatva és tárolva. Ez magában foglalja a papíralapú és elektronikus iratok kezelését is, a határidők nyomon követését, valamint az iratok továbbítását az illetékes irodákhoz. Ők felelnek az ügyiratok nyilvántartásáért és megőrzéséért, ami alapfeltétele annak, hogy az ügyintézés átlátható és ellenőrizhető legyen.
Egyszerűbben fogalmazva: az Adóügyi és Iratkezelési Iroda gondoskodik a város pénzügyi hátterének biztosításáról, és arról, hogy minden hivatalos dokumentum rendben, nyomon követhetően legyen kezelve.
Az adóbevételek biztosítják a város működését – közvilágítás, útkarbantartás, intézmények fenntartása –, ezért a csoport feladata kulcsfontosságú. Az Adócsoport rendszeresen kapcsolatot tart a Nemzeti Adó- és Vámhivatallal (NAV), feldolgozza az onnan érkező adatokat, és szükség esetén behajtási eljárásokat indít.
Munkájukhoz hozzátartozik a különféle adókedvezmények és mentességek kezelése is (például nyugdíjasok, nonprofit szervezetek esetén), valamint az adótartozások nyilvántartása. A lakosság számára ők adják a legfontosabb tájékoztatást az adóhatáridőkről és befizetési módokról.
Fontos terület a népesség-nyilvántartás: a lakcímváltozások bejelentése, címigazolások kiállítása, illetve a személyes adatok védelmével kapcsolatos feladatok is itt zajlanak. Emellett a Jegyzői Iroda intézi a hagyatéki eljárásokat, amelyek az elhunyt személy vagyonának leltározását, értékmegállapítását és a közjegyzőhöz történő továbbítását jelentik.
Az Iratkezelési Csoport biztosítja a hivatal mindennapi működésének egyik alapját: az iratok szabályos kezelését. Feladatuk a hivatalba érkező beadványok átvétele, iktatása, rendszerezése és továbbítása a megfelelő ügyintézőhöz. Ők kezelik a kimenő iratokat is, gondoskodva arról, hogy minden hivatalos levél határidőben eljusson a címzetthez.
Az iratkezelők felelősek a dokumentumok nyilvántartásáért és archiválásáért, így ha valaki évekkel később keres egy ügyiratot, azt is gyorsan meg lehessen találni. Emellett figyelik a határidőket, hogy egyetlen ügy se maradjon elintézetlenül.
Munkájuk révén a hivatal ügymenete átlátható, követhető és szabályos, ami az állampolgárok számára biztonságot és megbízhatóságot jelent.
